Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan.
En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.
Se clasifican en 3 Grupos:
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a. El Oficio:
Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3 tipos : El Ordinario, El Reservado y El Secreto.
El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.
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b. La Circular:
Es un documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos, claros y precisos.
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c. El Memorándum:
Es una comunicación de uso frecuente, Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para medir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o más pequeño.
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2.- DOCUMENTOS OFICIALES
a.El Certificado:
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
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b. La Resolución
Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
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c. El Decreto
Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las mas altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional,regional, provincial o comunal.
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3.- DOCUMENTOS NOTARIALES
a. Declaración Jurada
Debe de efectuarse en una notaria publica. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre diseñado.
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b. El Poder:
Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de el una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:
SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.
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