Protocolo en la mesa

Reglas de etiqueta en la mesa

Los protocolos a la hora de comer son un auténtico arte, en especial cuando una comida puede determinar el futuro de un negocio, por ello hemos recopilado para ayudarte.

1) Llegar a tiempo: Una  persona puntual siempre dará una buena impresión (no en vano es uno de los valores más necesitados dentro de las empresas).

2) Intente hablar con todas las personas. 

3) Nunca debes maquillarte o peinarte en la mesa.

4) Nunca empieces a comer antes que el anfitrión (resiste el hambre hasta que el lo pida o lo haga).

5) No fumar durante la comida.

6) Al finalizar la comida coloque la servilleta al lado izquierdo (o derecho del plato) y nunca dejarla sobre el plato.

7) No sople la sopa,  espere a que se enfríe sola.

8) No cuelgue la servilleta al cuello (se utiliza en el regazo).

9) No usar mondadientes o articulos de higiene en la mesa.

10) Mantenga los codos fuera de la mesa.

11) Masticar con la boca cerrada y no hablar.

12) No pasar encima de alguien para alcanzar algún objeto.

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Significado de los cubiertos durante las comidas

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CORRESPONDENCIA OFICIAL

       Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan.

       En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.

       La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

       Se clasifican en 3 Grupos:

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1.- COMUNICACIÓN OFICIAL

a. El Oficio:

          Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.

           La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3 tipos : El Ordinario, El Reservado y El Secreto.

            El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.

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b. La Circular:

     Es un documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

           Se redacta comúnmente en párrafos, claros y precisos. 

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c. El Memorándum:

      Es una comunicación de uso frecuente, Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para medir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario.

             Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o más pequeño.

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2.- DOCUMENTOS OFICIALES

a.El Certificado:

      Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por  lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

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b. La Resolución

      Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

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c. El Decreto

      Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las mas altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional,regional, provincial o comunal.

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3.- DOCUMENTOS NOTARIALES

a. Declaración Jurada
      Debe de efectuarse en una notaria publica. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre diseñado.

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b. El Poder:

           Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de el una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

           El poder puede ser:

SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo                  cédula de identidad.

ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

Correspondencia Interna

 La Correspondencia Interna

Es la comunicación que se utiliza dentro de la empresa  entre los trabajadores de una determinada entidad, esta comunicación puede ser descendente ascendente y horizontal.

                                                                         Informe:                                                                       

Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a la jerarquía superior.

Contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. Incluye también la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que este tiene. 

Su Esquema de Redacción es :

1. Membrete.

2. Palabra: Informe y N°.

3. Lugar y fecha.

4. Referencia.

5. Vocativo.

6. Introducción (Referencia a la petición del informe)

7. Texto de la información constituida por párrafos enumerados.

8. Conclusiones

9. Sugerencias.

10. Frase inicial de despedida.

11. Nombre, cargo y firma del informante.

12. Iniciales de responsabilidad.

13. Inclusos (si los hubiere)

                                                                  Certificado:                                                                      

                                                            La Circular:                                                     

En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copies, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios a su plenitud.

Su esquema de redacción es:

1. Membrete (nombre de la entidad y departamento o sección)

2. Palabra CIRCULAR y N°

3. Fundamentación de la circular

4. Información, orden o nomina que se entrega

5. Recomendación o solicitud

6. Lugar y fecha de emisión

7. Nombre, cargo y firma de la autoridad

8. Iniciales de responsabilidad

9. Datos del destinatario

                                                                          Memorándum:                                                             

Es un documento rápido he inmediato de uso interno de la empresa. En el que se indica la información precisa que requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias.

° Su esquema de redacción es :

1.- Membrete : Razón social de la empresa y sección
2.- Iniciales de responsabilidad
3.- Palabra MEMORÁNDUM y Nº
4.- Fecha en números ( Al margen derecho)
5.- Preposición DE
6.- Preposición A
7.- REF: referencia
8.- Mensaje o cuerpo
9.- Nombre, cargo y firma del emisor ( al margen derecho)
10.- Inclusos ( si los hubiera)

                                                                     La Citación:                                                                       

Es una comunicación  mediante la cual una empresa, representada por su gerente o director, convoca a reunión un grupo de personas, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que les interesa a los citados.

Su esquema de Redacción :

1.- Membrete ( nombre de la institución y logo).
2.- Palabra CITACIÓN y Nº de Orden
3.- Clase de reunión ( Ordinaria, Extraordinaria o Especial)
4.- Personas citadas
5.- Fecha, Hora y Lugar
6.- Tipo de citación ( 1ºra, 2ºda o Única citación)

7.- Tabla ( Materias que se trataran en la sesión)
8.- Lugar  Y fecha de emisión
9.- Nombre y Cargo de quién cita a reunión

                                                                      Notas Verbales:                                                              

Entre las funciones que cumple la empresa, es fundamental el desarrollo de contactos con otras entidades, en especial 

lo que corresponde a las relaciones públicas. La nota verbal cumple el papel de vincular a los funcionarios de las 

empresas. Es una comunicación breve que tiene por objeto expresar saludos, invitaciones, agradecimientos, pésames etc.,

 en general, asuntos personales o sociales.

Se debe redactar siempre en tercera persona gramatical, habitualmente en más de un párrafo y tiene la siguiente 

estructura:

1-Membrete

2-Nombre, cargo y firma del emisor

3-Saludo

4-Nombre y cargo del destinatario

5-Mensaje de acuerdo con el objetivo de la nota.

6-Deseo del emisor

7-Lugar y fecha de emisión.

                                                                       Agradecimiento:                                                         

                                                                   Condolencia:                                                                

                                                                       Declinación:                                                                    

                                                                           Excusa:                                                                        

                                                                          Invitación:                                                                  

Correspondencia Cobranza

Correspondencia Cobranza:

La cobranza es una operación delicada que requiere un gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en oportunidades medidas convenientes.
Debe considerarse que la cobranza es molesta, de tal manera que es prudente iniciar con suavidad y sutileza para ir gradualmente presionando en forma creciente al deudor en las siguientes cartas de cobranza que sea necesario enviar.


1.-Carta Aviso de Vencimiento:
Se caracteriza por la sutileza del texto. Prácticamente solo se remite a recordar las deudas pendientes que vencerán en una fecha próxima.

2.-Invocatoria de Cobranza: 
Cuando se produce el vencimiento de una deuda y esta no se cancela es el momento de enviar la carta.Esta misiva debe redactarse con gran tacto procurando en un principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente a fin de no perder la calidad del cliente correcto de cumplir sus pagos,  puede ser la primera de una serie en la cual cada una da las que siguen cartas sería redactada con fuerza e incitando al deudor a pagar su compromiso.

3.-Cobranza enérgica: 
Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
Si esta carta no produce resultados positivos las empresas proceden a requerir al pago a través da la demanda judicial.

4-Demanda: 
Esta comunicación se extiende cuando están agotados las posibilidades de cobro por las vías normales.
Es evidente que el envió a cobranza judicial de una deuda requiere entablar contra el cliente una demanda como que significa CESC de las relaciones comerciales con el deudor.
Muchas empresas entran de alguna forma al no tener que recurrir a esta misiva

Correspondencia Laboral

Carta de Empleo:

Currículum  Vitae

Prórroga

Solicitud de Prórroga

°Esquema:
-Precisar la situación económica que se atraviesa.
-Solicitar nuevo plazo de pago de la deuda.
-Agradecer anticipadamente el servicio.

 Concesión de Prorroga: 
Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones explicadas de la solicitud de la prorroga son valederas y que esta en condiciones de modificar cálculos financieros.

°Esquema:
-Se aceptan razones explicadas por el deudor.
-Concesión de la prorroga especificando plazo, fecha, monto e intereses.
-Referencia de documentos adjuntos.
-Expresión de mesurada buena voluntad.

Denegación de Prorroga: 
Debe redactarse con un tono convincente, hábil y cortés que suavice el desagrado natural del solicitante al ser denegado su eficiencia.

°Esquema:

-Alude a la carta solicitud de prorroga.
-Acepta argumentos del deudor
-Señala impedimento para conceder la prorroga.
-Saluda invocando comprensión.

Ajustes

° Correspondencia de Ajustes:



Carta Reclamación:
       Es una comunicación redactada por el comprador cuando la negociación realizada no ha cumplido como se acordó, perjudicando sus intereses.
     Para que la reclamación sea eficaz es necesario que sea extendida con prontitud a los echos que se reclaman con veracidad, firmeza y (certeza) cortesía.

                              °Esquema:

                              -Referencia al pedido.
                               -Detalle de la Recepción.
                               -Fundamento de la queja.
                                -Propuesta de Arreglo.

Carta Explicación: 

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen para eficiencia, para ello requieren una buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio pero en la practica se ven amarrados por fallas mecánicas o humanas, que impide lo convenido ante una reclamación justificada es necesario tener el siguiente esquema:

-Aceptación de la queja.

-Explicación del error cometido.

-Proposición de arreglo inmediato.-Expresión de pesar por el error y 

adopción de medidas que eviten nuevos equívocos. 

Carta Justificación:

 Es la carta en lque la empresa vendedora NO se siente culpable de los errores expresados por el reclamante.

Esta misiva debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta

°Esquema:

-Replanteo de la situación, punto de vista del vendedor

-Fundamento negativo, razones por las cuales no tiene lugar.

-Proposición de arreglo a través de una concesión del reclamante.

-Expresiones amables que mejoren relación comercial.

Rechazo de mercancía:

Devolución por error de envío:

Embarque incompleto: